Vadémécum

Si votre Api a été validée avec des demandes budgétaires (matériels, ordres de mission, accueil de visiteurs ...), n'oubliez pas de prendre les devants dès que possible pour prévoir avec nous (nous faisons le lien avec la DFP ou d'autres services) de :

• Passer les commandes = demande d'achat à faire, ou éventuellement prévoir des remboursements à terme en cas de petites sommes ;

• Faire les ordres de mission pour les remboursements de frais des éventuels intervenants extérieurs ;

• Faire les demandes de séjournants, avec badges visiteurs ;

• ...

Durant cette première phase, qui débute dès la première publication du premier catalogue, vous devrez gérer directement les demandes d'inscriptions à votre Api via l'onglet "inscriptions" du sites des Api.

Cela vous amènera ensuite sur le site des inscriptions, qui est sécurisé derrière le CAS de l'utc (pour cela que nous vous demandons votre login dans le canevas). Une fois connecté, vous aurez accès à l'interface tel que sur l'exemple ci-dessous :

Préambule : les étudiants s'inscrivent ou vont s'inscrire via l'interface ; ils peuvent voir l'état des inscriptions (nb de demandes, nb d'inscriptions validées).

1. Vous pouvez valider ou non comme bon vous semble (suivant vos propres critères) jusqu'à la date de clôture en cliquant sur [valider] ou [décliner].

   Attention: comme indiqué sur le site d'inscription et sur l'explication de la foire aux Api, dès que vous validez une inscription, celle-ci est définitive et l'Api est nécessairement ouverte.

   

   Pour chaque demande d'inscription, il y a un indicateur (en %), cet indicateur permet simplement de voir si l'étudiant s'est inscrit à 1 ou plusieurs Api (100% pour une demande unique, et le % décroît ensuite). Ce n'est pas un critère mais bien un indicateur, simplement mis à disposition.

2. A date de la clôture, vous devez simplement avoir fini la validation des inscriptions à votre Api.

Vous avez accès à un trombinoscope ([photo], sur l'image ci-dessus), à la liste des inscrits validés (fichier .csv) et à une mailing list

Attention à vos validations, nous avons laissé le système « ouvert » et vous pouvez éventuellement valider plus d'inscriptions que le nombre de places initialement requis. Cela a été laissé en l'état soit pour vous laisser la possibilité de prendre plus d'étudiants que prévu (trop de succès !), soit pour gérer des éventuelles désinscriptions (justifiées !!) et reprendre des étudiants en attente. Dans ce cas de figure, merci de revenir vers nous pour nous préciser les étudiants qui ont joué le jeu de se justifier pour de bonnes raisons, afin que nous les désinscrivions et leur éviter d'être marqués « absent » sur l'ent (cf. section ects );

Les instructions sont simples et claires sur le site d'inscription et sur l'explication de la foire aux Api, vous pouvez répondre directement aux étudiants dans ces différents cas de figure (inutile de nous faire suivre les requêtes) :

• Dès qu'une validation est confirmée, c'est normalement irréversible. Et il n'y a plus de processus de désinscription accessibles aux étudiants après validation. Si un étudiant justifie un quelconque motif recevable avant la date limite, merci de nous en faire part le plus rapidement possible afin que nous le désinscrivions ()

• Une demande d'inscription est une démarche volontaire. Une réponse typique à une tentative de demande de désinscription non recevable après validation peut être « Vous vous êtes engagé, vous serez noté absent et non prioritaire pour une prochaine session (i.e. privé d'Api pour les prochaines sessions) » ;

• Pas d'inscription hors délai ... les inscriptions sont ouvertes pendant environ 2 mois, et il y a eu amplement le temps et des communications régulières (mails, fb, ...).

Les étudiants n'ont pas de mail de confirmation quand l'inscription est validée (comme indiqué dans la faq), ils voient en revanche directement leur inscription valide en revenant sur leur interface. A l'occasion, nous vous conseillons de faire un mail groupé pour confirmer leurs inscriptions (et leur donner des éléments d'organisation, le cas échéant).

• Du fait des formats courts, le résultat n'est pas gradué entre A et F mais limité à « admis », « refusé » ou « absent » : section ects ;

• Les résultats sont simplement à mettre sur la liste des inscrits (fichier csv, disponible sur le site d'inscription) et à nous retourner au même format (ou xls ou ods) à .

• La date limite de rendu est calée sur la règle courante des rendus de notes à l'utc, à savoir dans les 3 semaines qui suivent la fin des Api. Nous centraliserons les résultats et ferons le lien avec l'administration des études pour alimenter les dossiers des étudiants.

Nous vous enverrons un mail pendant le déroulement des Api, pour faire suivre à vos étudiants un questionnaire de retour d'expérience sur l'Api suivie.

Le questionnaire demande le numéro d'Api, et 4 questions très simples :

• Aviez-vous toutes les informations préalables au démarrage de l'Api ?

• Pensez-vous que l'équipe encadrante était adaptée à l'enseignement de l'UV ?

• Pensez-vous qu'il y a eu adéquation entre le programme annoncé et le programme réalisé ?

• Êtes-vous satisfait d'avoir suivi cette Api ?

L'ensemble des retours est traité ultérieurement et vous est envoyé.

Nous vous enverrons un mail pour vous demander la répartition des UTP entre vos différents intervenants (sur la base définie sur la section UTP appliquée à votre Api). Bien entendu, vous pouvez aussi nous en faire part sans attendre ce mail, dès les réalisations effectives.

Nous faisons ensuite un récapitulatif global de ces UTP, que nous envoyons à la DFP pour saisie.

• Nous validons les propositions sur le plan pédagogique (déroulé, compréhension, formalisation des acquis, etc ... tel que formalisé sur le canevas) ;

• Nous faisons le lien avec la DFP pour les aspects budgétaires, les éventuels ordres de mission, les demandes spécifiques ... les Api étant un espace pédagogique, donc sous responsabilité DFP ;

• Nous faisons le lien avec le SME et la DPI pour centraliser les aspects de réservations et de logistiques (bien entendu, en cas de demande spécifique, rien ne vous empêche de nous aider dans cette tâche) ;

• Nous faisons des communications régulières auprès des étudiants et personnels (mail, facebook, ...);

• Nous répondons aux questions concernant les Api en général, et leur fonctionnement ;

• Nous pouvons désinscrire des étudiants sur justification ;

• ...

• Nous écrivons un vademecum 😊